Утилиты, буфер обмена, автоформат MS Excel

1 Классификация служебных программных средств

Основное назначение служебных программ (их также называют утилитами) состоит в автоматизации работ по проверке, наладке и настройке компьютерной системы. Во многих случаях они используются для расширения или улучшения функций системных программ. Некоторые служебные программы (как правило, это программы обслуживания) изначально включают в состав операционной системы, но большинство служебных программ являются для операционной системы внешними и служат для расширения ее функций.

В разработке и эксплуатации служебных программ существует два альтернативных направления: интеграция с операционной системой и автономное функционирование. В первом случае служебные программы могут изменять потребительские свойства системных программ, делая их более удобными для практической работы. Во втором случае они слабо связаны с системным программным обеспечением, но предоставляют пользователю больше возможностей для персональной настройки их взаимодействия с аппаратным и программным обеспечением.

Классификация служебных программных средств

Диспетчеры файлов (файловые менеджеры)

Средства сжатия данных (архиваторы)

Средства просмотра и воспроизведения

Средства диагностики

Средства контроля (мониторинга)

Мониторы установки

Средства коммуникации (коммуникационные программы)

Диспетчеры файлов (файловые менеджеры)

С помощью программ данного класса выполняется большинство операций, связанных с обслуживанием файловой структуры: копирование, перемещение и переименование файлов, создание каталогов (папок), удаление файлов и каталогов, поиск файлов и навигация в файловой структуре. Базовые программные средства, предназначенные для этой цели, обычно входят в состав программ системного уровня и устанавливаются вместе с операционной системой. Однако для повышения удобства работы с компьютером большинство пользователей устанавливают дополнительные служебные программы.

Средства сжатия данных

Средства сжатия данных (архиваторы) предназначены для создания архивов. Архивирование данных упрощает их хранение за счет того, что большие группы файлов и каталогов сводятся в один архивный файл. При этом повышается и эффективность использования носителя за счет того, что архивные файлы обычно имеют повышенную плотность записи информации. Архиваторы часто используют для создания резервных копий ценных данных.

Средства просмотра и воспроизведения

Обычно для работы с файлами данных необходимо загрузить их в "родительскую" прикладную систему, с помощью которой они были созданы. Это дает возможность просматривать документы и вносить в них изменения. Но в тех случаях, когда требуется только просмотр без редактирования, удобно использовать более простые и более универсальные средства, позволяющие просматривать документы разных типов.

В тех случаях, когда речь идет о звукозаписи или видеозаписи, вместо термина просмотр применяют термин воспроизведение документов.

Средства диагностики

Средства диагностики предназначены для автоматизации процессов диагностики программного и аппаратного обеспечения. Они выполняют необходимые проверки и выдают собранную информацию в удобном и наглядном виде. Их используют не только для устранения неполадок, но и для оптимизации работы компьютерной системы.

Средства контроля

Средства контроля (мониторинга) - программные средства контроля иногда называют мониторами. Они позволяют следить за процессами, происходящими в компьютерной системе. При этом возможны два подхода: наблюдение в реальном режиме времени или контроль с записью результатов в специальном протокольном файле. Первый подход обычно используют при изыскании путей для оптимизации работы вычислительной системы и повышения ее эффективности. Второй подход используют в тех случаях, когда мониторинг выполняется автоматически и (или) дистанционно. В последнем случае результаты мониторинга можно передать удаленной службе технической поддержки для установления причин конфликтов в работе программного и аппаратного обеспечения. Средства мониторинга, работающие в режиме реального времени, особенно полезны для практического изучения приемов работы с компьютером, поскольку позволяют наглядно отображать те процессы, которые обычно скрыты от глаз пользователя.

Мониторы установки

Программы этой категории предназначены для контроля за установкой программного обеспечения. Необходимость в данном программном обеспечении связана с тем, что между различными категориями программного обеспечения могут устанавливаться связи. Вертикальные связи (между уровнями) являются необходимым условием функционирования всех компьютеров. Горизонтальные связи (внутри уровней) характерны для компьютеров, работающих с операционными системами, поддерживающими принцип совместного использования одних и тех же ресурсов разными программными средствами. И в тех и в других случаях при установке или удалении программного обеспечения могут происходить нарушения работоспособности прочих программ.

Мониторы установки следят за состоянием и изменением окружающей программной среды, отслеживают и протоколируют образование новых связей и позволяют восстанавливать связи, утраченные в результате удаления ранее установленных программ.

Простейшие средства управления установкой и удалением программ обычно входят в состав операционной системы и размещаются на системном уровне программного обеспечения, однако они редко бывают достаточны. Поэтому в вычислительных системах, требующих повышенной надежности, используют дополнительные служебные программы.

Средства коммуникации

С появлением электронной связи и компьютерных сетей программы этого класса приобрели очень большое значение. Они позволяют устанавливать соединения с удаленными компьютерами, обслуживают передачу сообщений электронной почты, работу с телеконференциями (группами новостей), обеспечивают пересылку факсимильных сообщений и выполняют множество других операций в компьютерных сетях.

2 Использование буфера обмена в Windows

В любом приложении Windows, имеются команды Вырезать, Копировать и Вставить. Они позволяют упростить действия по редактированию документов, связанные с вырезанием, копированием и перемещением различных фрагментов документа, включая текст, рисунки и таблицы. При реализации этих команд используется буфер обмена Windows. Копирование фрагмента документа через буфер обмена Windows с помощью команд Копировать и Вставить. Отличие между командами Вырезать и Копировать заключается в том, что в первом случае выделенный фрагмент удаляется из текста (вырезается и сохраняется в буфере обмена), а во втором только копируется. Информация в буфере обмена сохраняется неизменной до тех пор, пока снова не будут выполнены команды Вырезать или Копировать или не будет завершен сеанс работы в Windows. Это исключает необходимость многократно повторять ввод однотипной информации, в результате чего уменьшается вероятность ошибок ввода. Кроме кнопок копирования, можно использовать клавиши Ctrl+ C для копирования выделенного фрагмента в буфер обмена, Ctrl+ V - для вставки содержимого буфера обмена.

Процедура использования буфера обмена является стандартной для приложений Windows:

1. Установите курсор в место начала фрагмента для копирования.

2. Используя мышь или клавиши управления курсором, выделите фрагмент текста.

3. Щелкните кнопку копирования или нажмите клавиши Ctrl+ C.

4. Установите курсор в место вставки фрагмента

5. Щелкните кнопку вставки или нажмите клавиши Ctrl+ V.

3 Использование автоформата в программе Excel

Автоформат - встроенный набор форматов ячеек, таких как размер шрифта, узоры и выравнивание, которые можно применять к диапазонам данных. В Microsoft Excel автоматически определяются уровни итогов и подробных данных в выделенном диапазоне для применения к ним соответствующих форматов

1. Выделите диапазон (Диапазон - две или более ячеек листа; ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными.), который требуется отформатировать или форматирование  которого требуется удалить.

2. В меню Формат выберите команду Автоформат.

3. Выполните одно из следующих действий.

Примените автоформат -- выберите требуемый формат. Для частичного применения автоформата нажмите кнопку Параметры и снимите флажки для форматов, которые не нужно применять.

Удалите автоформат -- в конце списка выберите формат с подписью Нет.